WAAROM KIEST RIJNSTATE
VOOR 4SYNERGY?
|
Wat doe je als ziekenhuis als je één team wilt maken van een service centrum dat is ontstaan uit verschillende afdelingen met ieder een eigen werkwijze en cultuur? Juist, je gaat op zoek naar een instrument dat de samenwerking bevordert. En dat is de Obeya geworden. De wat..?! We leggen het uit.
Rijnstate is een Topklinisch ziekenhuis met vestigingen in Arnhem, Zevenaar en Velp, en behoort met ruim 6.000 medewerkers, circa 700 artsen en 600 bedden tot de grotere ziekenhuizen in Nederland. De afdeling Informatie en Medische Technologie (IMT) is een brede technologieafdeling van het ziekenhuis, en heeft een omvang van circa 120 FTE. IMT is ontstaan uit de toenmalige afdelingen Automatisering, Functioneel Beheer Electronisch Patienten Dossier, Medische Techniek, Business Intelligence, Informatiemanagement en Klinische Fysica. Sander Bungener, inmiddels twee jaar Consulting Partner bij 4Synergy, is sinds januari 2020 Hoofd Infrastructuur & Werkplek a.i. Hij werkt al direct vanaf zijn start bij Rijnstate met de Obeya. Wat is een Obeya? De Obeya is een instrument uit het Lean Management, oorspronkelijk afkomstig van autofabrikant Toyota. Letterlijk betekent Obeya ‘grote kamer’. In de Obeya is feitelijke informatie over het reilen en zeilen van een organisatie(onderdeel) beschikbaar. In een wekelijkse stand-up meeting worden knelpunten besproken en acties uitgezet. Omdat de Obeya een openbare ruimte is, biedt het op een laagdrempelige manier tijd en ruimte om te overleggen en problemen op te lossen, zonder dat je beperkt wordt door organisatorische barrières, zoals “muren” tussen afdelingen. IMT wilde de verschillende werkwijzen van de samenstellende afdelingen harmoniseren en toewerken naar een gezamenlijke cultuur. Na advies van Quint Wellington Redwood hebben ze daarbij gekozen voor de Obeya als instrument. Mark van der Velden, manager van de afdeling IMT, heeft dit geïnitieerd en bewust niet voor een methodiek als ITIL, Prince2 of Scrum gekozen omdat die met één van de afdelingen geassocieerd zou worden. De keuze voor ‘lean’ was voor de afdeling een neutrale keuze. |
De praktijk
Voordat de coronacrisis uitbrak was de Obeya een stand-up meeting waarbij vertegenwoordigers van elke afdeling in een openbare ruimte (letterlijk in de gang) wekelijks bij elkaar kwamen. In de Obeya was informatie beschikbaar uit het jaarplan, input vanuit de diverse klanten, maar ook projectvoortgang, performance cijfers (KPI’s), verbetertrajecten en acties. De informatie is actueel en herkenbaar voor de deelnemers. De voorzitter neemt deze door op basis van actualiteit. Omdat vaak een accent ligt op knelpunten en problemen, wordt standaard afgesloten met binnengekomen complimenten. Het overleg duurt 30 tot 45 minuten. De Obeya zorgt voor transparantie, in de eerste plaats voor IMT zelf, daarnaast ook voor haar omgeving. Sander is er open ingegaan. Hij vertelt “Ik vond het opvallend dat iedereen geïnteresseerd naar elkaar luisterde. Het was een intense ervaring.” Inmiddels is de Obeya geheel gedigitaliseerd, met moderne communicatiemiddelen blijkt dat ook uitstekend te werken.
Voordat de coronacrisis uitbrak was de Obeya een stand-up meeting waarbij vertegenwoordigers van elke afdeling in een openbare ruimte (letterlijk in de gang) wekelijks bij elkaar kwamen. In de Obeya was informatie beschikbaar uit het jaarplan, input vanuit de diverse klanten, maar ook projectvoortgang, performance cijfers (KPI’s), verbetertrajecten en acties. De informatie is actueel en herkenbaar voor de deelnemers. De voorzitter neemt deze door op basis van actualiteit. Omdat vaak een accent ligt op knelpunten en problemen, wordt standaard afgesloten met binnengekomen complimenten. Het overleg duurt 30 tot 45 minuten. De Obeya zorgt voor transparantie, in de eerste plaats voor IMT zelf, daarnaast ook voor haar omgeving. Sander is er open ingegaan. Hij vertelt “Ik vond het opvallend dat iedereen geïnteresseerd naar elkaar luisterde. Het was een intense ervaring.” Inmiddels is de Obeya geheel gedigitaliseerd, met moderne communicatiemiddelen blijkt dat ook uitstekend te werken.
|
Anders dan Scrum
De Obeya gaat om het gesprek, de transparantie en de bijeenkomst. Met als doel: meer focus. Bij Scrum vinden de daily stand-ups veelal plaats in een kleinere groep. De IMT-Obeya is een openbare vergadering met vertegenwoordigers van alle afdelingen, waarbij wekelijks 20 tot 25 medewerkers aanwezig zijn. Daarnaast staat bij de Obeya de klant centraal en niet het op te leveren product. Aanpak Mark van der Velden heeft er bij aanvang bewust voor gekozen om niet te beginnen met een lean-training, maar gewoon te starten. De eerste versie van de Obeya bestond uit papieren flip-overs die met schilderstape aan de muur waren geplakt. Direct is wel een eerste spelregel afgesproken: je doet mee en als iets je niet bevalt, meld je het gelijk en maak je het bespreekbaar. Dit heeft bijgedragen aan een cultuur om met ideeën te komen en voortdurend kleine verbeteringen door te voeren. Die verbeteringen waren soms praktisch (van flip-overs naar magneetborden), en soms meer procesmatig (denk aan de rol van de voorzitter). Het overleg is verplicht voor alle afdelingshoofden. In het begin kostte dat wat aanmoediging, maar dat is nu niet meer nodig. Een belangrijke factor is dat de Obeya een plek moet worden waar je hulp krijgt, en niet wordt afgerekend op het bespreekbaar maken van een knelpunt. |
|
Behaalde resultaten tot nu toe
De IMT-afdeling heeft duidelijk vooruitgang geboekt dankzij de Obeya. Zo zijn de grenzen tussen de oorspronkelijke afdelingen vervaagd, omdat men makkelijker met elkaar in gesprek gaat. Daarnaast zijn transparantie en zichtbaarheid toegenomen. Mede hierdoor ziet het huis IMT meer als partner, en wordt IMT serieuzer genomen in het strategische domein. Het regelmatig bespreken en analyseren van de KPI’s heeft geleid tot meetbare verbeteringen. De totale vergadertijd is verminderd omdat minder bilateraal overleg nodig is en het met alle afdelingen kunnen doornemen van aandachtspunten verrassend efficiënt is.
Belangrijkste ‘lessons learned’
Het is belangrijk om te durven beginnen en om te blijven verbeteren. Daarnaast is het zaak om de reden waarom met de Obeya gestart is goed voor ogen te blijven houden. De Obeya is er voor de lange termijn organisatie-ontwikkeling, het gaat niet om de quick wins. Zorg er ook voor dat de informatie actueel en relevant blijft, dit om te voorkomen dat de Obeya een ritueel wordt.
De IMT-afdeling heeft duidelijk vooruitgang geboekt dankzij de Obeya. Zo zijn de grenzen tussen de oorspronkelijke afdelingen vervaagd, omdat men makkelijker met elkaar in gesprek gaat. Daarnaast zijn transparantie en zichtbaarheid toegenomen. Mede hierdoor ziet het huis IMT meer als partner, en wordt IMT serieuzer genomen in het strategische domein. Het regelmatig bespreken en analyseren van de KPI’s heeft geleid tot meetbare verbeteringen. De totale vergadertijd is verminderd omdat minder bilateraal overleg nodig is en het met alle afdelingen kunnen doornemen van aandachtspunten verrassend efficiënt is.
Belangrijkste ‘lessons learned’
Het is belangrijk om te durven beginnen en om te blijven verbeteren. Daarnaast is het zaak om de reden waarom met de Obeya gestart is goed voor ogen te blijven houden. De Obeya is er voor de lange termijn organisatie-ontwikkeling, het gaat niet om de quick wins. Zorg er ook voor dat de informatie actueel en relevant blijft, dit om te voorkomen dat de Obeya een ritueel wordt.
Bekijk de andere projecten!
Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw bedrijf?
|
|
|
